Działalność notariuszy normuje ustawa z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie. Zgodnie z ustawą notariusz jest osobą zaufania publicznego i powołany jest do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną, przy czym czynności takie mają charakter dokumentu urzędowego.
Czynności notarialne
Przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz czuwa nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne i udziela stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. Notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem. Zachowuje w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne.
Czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej. Czynność notarialna może być dokonana również w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. Dotyczy to w szczególności sporządzania protokołów zgromadzeń wspólników spółek, członków spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych oraz sytuacji, gdy osoba biorąca udział w czynności notarialnej, z uwagi na stan zdrowia albo inne okoliczności, nie może stawić się osobiści w kancelarii.
Akty i dokumenty powinny być sporządzone przez notariusza w sposób zrozumiały i przejrzysty. Przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne.
Zgodnie z art. 79 ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. nr 189 poz. 1158 z 2008 roku), notariusz dokonuje następujących czynności:
Notariusz przyjmuje na przechowanie pieniądze i papiery wartościowe wyłącznie w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością (art. 108 Prawa o notariacie), przy czym pieniądze – na specjalne konto bankowe. W przypadku przyjęcia dokumentu – dotyczy to wszelkiego rodzaju dokumentów nawet w kopertach zamkniętych, przy czym w tym ostatnim przypadku, koperta powinna być zaopatrzona w podpis składającego (art. 106 Prawa o notariacie).
Tajemnica czynności notarialnych
Notariusz zobowiązany jest zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywanie czynności notarialnej i obowiązek ten trwa nieprzerwanie nawet po odwołaniu notariusza z pełnionej funkcji.
Wyjątkiem od zachowania tajemnicy jest sytuacja, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem, chyba że ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy informacji udostepnianych na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu fiansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz. 1505 oraz z 2004r. nr 62, poz. 577) – w zakresie określonym tymi przepisami.
To samo dotyczy informacji pisemnych oraz innych dokumentów.
Wypis aktu notarialnego (potocznie zwany kopią) można wydać tylko osobom, które w tym akcie brały udział bądź osobiście bądź przez pełnomocnika lub osobom wyraźnie (z imienia i nazwiska oraz innych danych identyfikacyjnych) w akcie wskazanym. W przypadkach prawem przewidzianych notariusz przesyła sądom i innym organom państwowym informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów, np. przy zbyciu nieruchomości notariusz ma obowiązek przesłać wypis aktu notarialnego Sądowi prowadzącemu księgę wieczystą. Informacji ustnych o dokonanych czynnościach notariusz może jedynie udzielić instytucjom i osobom, które mają prawo otrzymać wypisy dokumentów stwierdzających te czynności. Notariusz przy sporządzaniu aktów notarialnych ma obowiązek pobrać od stron czynności podatki oraz opłaty sądowe (art. 7 Prawa o notariacie). Notariusz obowiązany jest uzależnić sporządzenie aktu notarialnego od uprzedniego uiszczenia należnego podatku i opłaty sądowej.